Błędy podczas zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jak ich uniknąć?

Co to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (której skrót to sp. z o.o.) jest to spółka kapitałowa prawa handlowego. Przepisy ksh co do zasady nie zawierają definicji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Definicja została jednak wypracowana przez doktrynę, mając na uwadze specyfikę działalności tego rodzaju podmiotu. Spółka z o.o. posiada osobowość prawną, co oznacza, że w obrocie prawnym występuje jako odrębny podmiot praw i obowiązków. Spółka z o.o. może mieć odrębny majątek, być stroną procesów sądowych i administracyjnych (zarówno po stronie powoda/wnioskodawcy jak i pozwanego/uczestnika postępowania). Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to spółka najpopularniejsza w polskim obrocie prawnym.

Podstawą funkcjonowania spółki z o.o. są udziały, a kapitał zakładowy sp. z o.o. musi wynosić co najmniej 5.000 zł. Kapitał zakładowy dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest wygórowany, warto wskazać dla porównania, że minimalny kapitał zakładowy dla spółki akcyjnej wynosi np. 100.000 zł. Spółka z o.o. w obrocie działa przez swoje organy- bieżącą działalność prowadzi zarząd, natomiast podejmowanie najważniejszych decyzji dot. spółki należy do zgromadzenia wspólników. Spółka z o.o. ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości i składania sprawozdań finansowych. Do kiedy sp. z o.o. składa sprawozdanie finansowe? Terminu te są zależne od umowy spółki i przepisów prawa, ale co do zasady ostatecznym terminem na złożenie sprawozdania finansowego w 2022 (po którym sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające) jest 15 października. 

Jakie są wady i zalety spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Przede wszystkim zaletą jest bezpieczeństwo prowadzenia działalności. Jako główne wady wskazuje się podwójne opodatkowanie i obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. 

Spółka z o.o. jest niezwykle popularną formą prowadzenia działalności nie tylko w Polsce z uwagi na kilka kwestii. Również za granicą spółka z o.o. (po angielsku będąca zbliżoną w swej specyfice do spółek LTD i LLC) jest bardzo korzystną formą prowadzenia biznesu.   

Kto może założyć spółkę z oo?

Wyżej wspomnieliśmy, że spółkę z o.o. można względnie łatwo i szybko założyć. Kto jednak może założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością? Ponadto, przedsiębiorcy działający na rynku międzynarodowym zadają sobie pytanie: czy tłumaczyć firmę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością po angielsku? 

Spółkę z o.o. może założyć względnie szerokie grono podmiotów, mogą to być zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne. Warto nadmienić, że nie ma minimalnej liczby osób, które są konieczne do założenia spółki z o.o., zgodnie z przepisami w obrocie prawnym skutecznie może funkcjonować nawet jednoosobowa spółka z o.o. Niemniej jednak, dla tego rodzaju podmiotów w przepisach przewidziano kilka ograniczeń, zatem warto rozważyć wprowadzenie co najmniej jednego, dodatkowego wspólnika (który będzie miał nawet tylko 1% udziałów).

Alternatywą dla założeniu nowej spółki z o.o. może być kupienie istniejącej spółki z o.o. (tzw. shelf-company). W obrocie obecne są liczne spółki z o.o. do kupienia, zatem może to być również godna rozważenia opcja. 

Warto nadmienić, że w momencie założenia spółki z o.o., powstaje tzw. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Ten rodzaj podmiotu również może prowadzić działalność, jednak w praktyce musi uzyskać numer NIP i REGON osobno (przed uzyskaniem wpisu). 

W obrocie międzynarodowym uznaje się, że firma spółki z o.o. nie powinna być tłumaczona- jest tak zarówno w spółkach prawa niemieckiego (GmbH) czy spółkach czeskich (s.r.o). Firmy spółki co do zasady nie tłumaczy się na języki obce. 

Najczęstsze problemy przy zakładaniu spółki z oo

Zakładanie spółki z o.o. jest co do zasady proste, niemniej jednak w procesie rejestracji przedsiębiorcy mogą napotkać na kilka rodzajów problemów. Komplikacje w rejestracji spółki z o.o. oczywiście nie są korzystnym zjawiskiem, gdyż mogą znacząco opóźnić rejestrację spółki i początek prowadzenia biznesu. Jakie są najpopularniejsze błędy przy zakładaniu spółki z o.o. i jak ich uniknąć? 

Nazwa spółki z oo

Problemem przy zakładaniu spółki z o.o. może być nieprawidłowe oznaczenie firmy (nazwy) spółki. Swoboda w tym zakresie jest co do zasady duża, niemniej jednak wspólnicy powinni mieć na uwadze szereg wytycznych. 

Firma spółki z o.o. nie może być myląca, wprowadzać w błąd co do przedmiotu działalności. Ponadto, nie jest możliwe zarejestrowanie spółki z o.o. o takiej samej nazwie jak inna spółka działająca na tym samym rynku (takie działanie byłoby naruszeniem zasad dobrej konkurencji). Ponadto, spółka z o.o. nie może zawierać w swojej firmie niektórych fraz chronionych prawem (np. bank). 

Krajowy Rejestr Sądowy

Spółka z o.o. podlega wpisowi do KRS. Pomimo tego, że obecnie całość korespondencji z KRS odbywa się elektronicznie, spółka z o.o. musi być zarejestrowana we właściwym miejscowo KRS. Odbywa się to poprzez wybranie właściwego sądu w Portalu Rejestrów Sądowych. Złożenie wniosku do sądu niewłaściwego miejscowo również może wydłużyć procedurę rejestracji sp. z o.o.

Nieprawidłowe dane członka zarządu lub wspólnika

Problemem w rejestracji spółki może być również nieprawidłowe oznaczenie członka zarządu lub wspólnika. Sąd nie będzie mógł dokonać rejestracji podmiotu, jeżeli w szczególności w imieniu czy nazwisku wspólnika lu bw jego numerze PESEL czy KRS będą rozbieżności. Rozbieżności mogą dotyczyć w szczególności umowy spółki oraz wniosku o rejestrację podmiotu. Oczywiste omyłki w tym zakresie będą musiały być sprostowane, niemniej jednak procedura prostowania omyłek we wniosku do KRS zazwyczaj znacznie opóźnia procedurę rejestracji. 

PKD spółki jest niedozwolone 

Działalność spółki z o.o. we wniosku i umowie spółki musi być tożsama. Nieścisłości w tym zakresie są co do zasady przeszkodą do zarejestrowania spółki. Ponadto, wspólnicy powinni mieć na uwadze, że niektóre rodzaje działalności (np. działalność pożyczkowa czy np. działalność prawnicza radcy prawnego czy adwokata) nie mogą odbywać się w formie spółki z o.o. 

Reprezentacja spółki jest niezgodna z umową

Kolejnym przykładem potencjalnego błędu będzie rozbieżność w reprezentacji spółki pomiędzy umową spółki a wnioskiem do KRS. Tak jak wspominaliśmy powyżej, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością działa przez swoje organy, w szczególności zarząd. W przypadku, gdy w zarządzie jest więcej niż jedna osoba konieczne jest ustalenie zasad reprezentacji spółki. Zasady reprezentacji są ujawniane w KRS, zatem reprezentacja we wniosku o wpis sp. z o.o. do KRS musi być tożsama z umową spółki. 

Za późno złożono wniosek

Przepisy wprost wskazują, że spółka powinna zostać zarejestrowana w terminie 6 miesięcy od dnia zawiązania umowy spółki. Dotrzymanie tego terminu jest niezwykle istotne, ponieważ po tym terminie spółka z mocy prawa ulegnie rozwiązaniu. 

Opłaty rejestracyjne

Najczęstszym problemem jest brak uiszczenia opłat rejestracyjnych, które są konieczne do zarejestrowania spółki z o.o. Zalicza się do nich opłatę sądową i opłatę od ogłoszenia w MSiG. 

Błędy podczas rejestracji spółki - co zrobi sąd?

W razie wystąpienia któregokolwiek z problemów określonych powyżej, sąd co do zasady powinien wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych wniosku. Sąd rejestrowy zazwyczaj wyznaczy termin na uzupełnienie braków, a po jego bezskutecznym upływie odmówi rejestracji i zwróci wniosek. 

Z punktu widzenia przedsiębiorcy jest to bardzo istotne, bo ponowne złożenie wniosku bardzo negatywnie wpłynie na długość trwania procesu, a każdy brak formalny znacząco opóźni możliwość rozpoczęcia działalności. 

Należy nadmienić, że wniosek zwrócony nie wywołuje żadnych skutków prawnych, co w praktyce dla niektórych spółek (przy przekroczeniu 6-miesięcznego terminu od dnia zawarcia spółki) może oznaczać konieczność rozpoczęcia całej procedury ponownie (również z zawarciem umowy spółki). 

Jeżeli wniosek będzie poprawny formalnie, sąd rejestrowy nie tylko wpisze spółkę do rejestru i nada jej numer KRS, ale także nada NIP dla spółki. Po wpisaniu spółki do rejestru przedsiębiorcy powinni pamiętać także o zgłoszeniu spółki z o.o. do ZUS. 

Jak uniknąć problemów podczas rejestracji spółki z oo?

Przedsiębiorcy mają dwa sposoby na uniknięcie problemów od rejestracji spółki z o.o. pierwszym jest skrupulatne  sprawdzenie dokumentów rejestrowych w kilka osób na przykład sprawdzenie wniosku pod kątem  formalnym przez wszystkich wspólników lub nawet osoby trzecie.  Niemniej jednak jeżeli ten a osoba nie zakładała wcześniej spółek,  takie rozwiązanie też nie gwarantuje 100% pewności że wniosek będzie wolny od wad. 

Drugim sposobem jest skorzystanie z usług prawnika specjalizującego się w tworzeniu i obsłudze spółek prawa handlowego. Taka osoba nie tylko będzie wiedziała jakie są wymogi formalne wniosku, ale zazwyczaj także będzie wiedziała na co szczególną uwagę zwracają sądy rejestrowe. Ta wiedza połączona z praktycznymi umiejętnościami umożliwi wspólnikom szybką rejestrację spółki z o.o.

Podsumowanie

Założenie spółki zoo nie jest skomplikowaną procedurą, Niemniej jednak jeżeli przedsiębiorca nie miał styczności z KRS czy z PRS, zakładanie spółki może przysporzyć kilku trudności. W przypadku większości przedsiębiorców bardzo ważne jest szybkie założenie spółki z o.o. aby mogła ona rozpocząć prowadzenie działalności, a wtedy wystąpienie każdego z problemów będzie dla spółki bardzo niekorzystne. W takich przypadkach warto rozważyć skorzystanie z usług prawnika specjalizującego się w obsłudze spółek handlowych.