Problemy z zakładaniem spółek w Polsce. Jak ich uniknąć?

Jakie rodzaje spółek możesz założyć?

Prowadzenie działalności w formie spółki (niezależnie czy osobowej czy kapitałowej) jest w zasadzie jedyną alternatywą dla prowadzenia działalności w formie jednoosobowej. Jakie rodzaje spółek można założyć w celu prowadzenia biznesu? Są to: 

• Spółka komandytowa
• Spółka jawna
• Spółka akcyjna
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (bardzo popularny rodzaj podmiotu nie tylko w Polsce, spółka z o.o. po angielsku to LTD lub LLC). 
• spółka komandytowo-akcyjna
• spółka partnerska
• prosta spółka akcyjna

Oprócz powyższych spółek regulowanych przez kodeks spółek handlowych, przedsiębiorcy mogą założyć także spółkę cywilną. Czym jest spółka cywilna i dlaczego nie jest spółką prawa handlowego? Spółka cywilna to rodzaj umowy między dwoma przedsiębiorcami, którzy na jej mocy zobowiązują się do wspólnego prowadzenia biznesu w celu osiągnięcia zysku. Nie posiada osobowości prawnej i nie posiada odrębnego majątku (jej majątek jest zazwyczaj majątkiem wspólników). 

Jeżeli chodzi o spółki prawa handlowego, to wybór dot. tego, jaką spółkę założyć, nie jest  prosty. Jaka jest specyfika najczęściej zakładanych spółek handlowych? Statystyki dot. spółek w Polsce wskazują jasno, że najpopularniejszym rodzajem podmiotu są spółki z o.o., spółki komandytowe oraz spółki jawne (dane za 2021 rok). 

Na czym polega spółka komandytowa? Spółka komandytowa jest to spółka osobowa, która prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą. Istotą spółki komandytowej jest specyficzny rozkład odpowiedzialności za zobowiązania- w spółce komandytowej za zobowiązania jednostki w w spółce w nieograniczony sposób musi odpowiadać co najmniej jeden wspólnik, zwany komplementariuszem. Pozostali odpowiadają wyłącznie do wysokości sumy komandytowej, określonej w umowie spółki.

Na czym polega spółka jawna? Spółka jawna, jest spółką osobową prawa handlowego, niebędąca inną spółką handlową. Spółka jawna prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą i posiada własny majątek. Nie ma jednak osobowości prawnej, ale ma zdolność prawną i odrębny majątek. W spółce jawnej całościową odpowiedzialność za zobowiązania ponoszą wspólnicy, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. 

Na czym polega spółka z o.o.? Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to spółka kapitałowa, jest osobą prawną, czyli stanowi odrębny byt w obrocie gospodarczym. Podstawą jej działania są udziały, których łączna suma minimalna wynosi 5000 zł, a każdy udział nie może być mniejszy niż 50 zł. Spółka z o.o. może wypracowany zysk przeznaczyć w szczególności na wypłatę dywidendy albo na kapitał zapasowy. Jak kształtują się podatki w spółce z o.o. w 2022 roku? Spółka podlega podwójnemu opodatkowaniu (CIT na poziomie spółki oraz PIT na poziomie wspólników). Koszty założenia spółki z o.o. nie są wysokie, szczególnie uwzględniając fakt, że może być ona założona przez internet. 

Na czym polega prosta spółka akcyjna? Jest to nowy, wprowadzony w 2021 roku podmiot, który łączy cechy spółki z o.o. i spółki akcyjnej. Jest to spółka kapitałowa, składająca się z akcji, a ich suma stanowi kapitał akcyjny, który nie musi mieć stałego charakteru (może się względnie swobodnie zmieniać w toku działalności, bez konieczności zmiany aktu założycielskiego). Prosta spółka akcyjna nie ma minimalnej wysokości kapitału akcyjnego, może być łatwo założona i rozwiązana również w uproszczony sposób. 

Na czym polega spółka akcyjna? Spółka akcyjna jest to forma działalności przewidziana dla największych podmiotów. Spółki akcyjne to co do zasady największe spółki w Polsce.- w szczególności banki, elektrownie, lotniska. Jej minimalny kapitał zakładowy spółki akcyjnej w Polsce wynosi 100.000 zł, składa się z akcji, podlega licznym obowiązkom (takim jak obowiązek badania sprawozdania finansowego) i jest polecana dla dużych biznesów o ugruntowanej pozycji. 

Kto może założyć spółkę?

Spółkę co do zasady może założyć prawie każdy- zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna. Spółkę mogą założyć także tzw. ułomne osoby prawne i podmioty zagraniczne, jeżeli spełniają przesłanki z ustaw szczególnych. 

Warto nadmienić, że niektóre spółki (np. sp. z o.o. czy prostą spółkę akcyjną) może założyć także jedna osoba. Może się to wydawać dziwne, mając na uwadzę słownikową definicję spółki (związek dwu lub więcej osób założony dla osiągnięcia wspólnego celu, zwykle gospodarczego), aczkolwiek kodeks spółek handlowych dopuszcza taką możliwość wprost, w szczególności w przypadku spółek kapitałowych. 

Najczęstsze problemy przy zakładaniu spółek

W Polsce przedsiębiorcy podczas zakładania spółek mogą natrafić na kilka rodzajów problemów, które najczęściej pojawiają się podczas dopełniania formalności związanych z zakładaniem i rejestracją spółki.

Przede wszystkim od lipca 2021 roku cała korespondencja w sprawach rejestrowych odbywa się elektronicznie, przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS). System nie zawsze jest intuicyjny i nie jest pozbawiony wad technicznych, co może być problemem dla nowych użytkowników systemu PRS 

Najczęstszym z nich są opóźnienia w rejestracji wynikające z nadmiernego obciążenia sądów rejestrowych. Faktem powszechnie znanym jest, że sądy w Polsce rozpatrują sprawy bardzo długo, dotyczy to również spraw rejestrowych. Tym samym może się okazać, że w niektórych sądach rejestracja spółki, nawet przy poprawnie sporządzonym wniosku, nie przejdzie sprawnie. 

Ponadto, bardzo dużym problemem jest przygotowanie do wniosku kompletu dokumentów. Rejestracja spółki nie kończy się bowiem na przygotowaniu wniosku, aby był on kompletny musi zawierać także wszystkie wymagane prawem załączniki. 

Jak założyć spółkę i uniknąć problemów?

Tak jak wspominaliśmy na wstępie, jakiekolwiek problemy w założeniu spółki mogą opóźnić rozpoczęcie działalności nawet o kilkanaście tygodni. 

Aby uniknąć problemów w zakładaniu i rejestrowaniu spółki należy rozważyć skorzystanie z usług prawnika, który nie tylko pomoże w doborze formy prawnej prowadzonej działalności, ale także przeprowadzi przedsiębiorców przez procedurę tworzenia i rejestracji podmiotu. Podczas rozpoczynania działalności doświadczenie w rejestracji spółki może okazać się nieodzowne i znacznie usprawnić całą procedurę. W efekcie asysta prawnika podczas zakładania spółki może oszczędzić wielu problemów przy zakładaniu spółek.

Odpowiednie przygotowanie dokumentów

Kluczem do możliwie szybkiej rejestracji spółki jest odpowiednie sporządzenie dokumentów. Dotyczy to nie tylko wniosku, ale także załączników. PRS co do zasady wskazuje, jakie załączniki są niezbędne, ale oprócz tych oczywistych, przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę w szczególności na oświadczenia osób zasiadających w organach spółek oraz formalności bankowe i dotyczące Krajowego Rejestru Karnego. 

Krajowy Rejestr Karny

W niektórych przypadkach (w szczególności dotyczących koncesji czy zezwoleń), członkowie zasiadający w organach spółek (w szczególności w zarządzie) nie mogą być karani. Warto mieć to na uwadze, w szczególności jeżeli spółka ma podjąć działalność regulowaną. Dotyczy to niektórych typów przestępstw wprost wskazanych w kodeksie spółek handlowych. 

W takich przypadkach warto już przy zakładaniu spółki wystąpić o zaświadczenie o niekaralności z KRK. 

Założenie konta bankowego

Warto nadmienić, że w momencie założenia spółki a przed rejestracją powstaje tzw. spółka w organizacji. W niektórych bankach nawet spółka w organizacji może założyć rachunek bankowy, co może znacznie przyspieszyć rozpoczęcie prowadzenia działalności. W tym zakresie aczkolwiek warto rozeznać się, w których bankach założenie konta dla spółki w organizacji będzie możliwe. 

Terminy złożenia dokumentów

Co do zasady wszystkie załączniki powinny być dołączone do wniosku w momencie jego składania. Jeżeli jednak przedsiębiorca nie jest w stanie uzyskać któregokolwiek, a chce złożyć wniosek możliwe jest ich uzupełnienie w odpowiednim czasie. Uzupełnienie załączników może odbyć się w osobnym piśmie przewodnim bez zobowiązania sądu, albo w odpowiedzi na zobowiązanie (przy czym w tym przypadku należy mieć na uwadze wyznaczony termin. 

Podsumowanie

Założenie spółki może wiązać się z określonymi problemami praktycznymi. Niemniej jednak, te problemy zazwyczaj mają podobną naturę- techniczną (w przypadku problemów z PRS) czy prawną (w przypadku rozbieżności w wykładni przepisów). Prawnik wyspecjalizowany w zakładaniu spółek może znacząco przyspieszyć procedurę zakładania i rejestracji nowego podmiotu.